Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung der Software KiKoSys / KI-Kompass, die über app.kikosys.de bereitgestellt wird. Anbieterin ist digitaleheimat GmbH, Fanny-Zobel-Straße 9, 12435 Berlin (nachfolgend Anbieterin).

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmerinnen und Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, an juristische Personen des öffentlichen Rechts und an öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbraucherinnen und Verbraucher im Sinne des § 13 BGB können die Anwendung nicht nutzen.

Vertragspartnerin der Anbieterin ist die Organisation, für die ein Zugang eingerichtet wird (nachfolgend: Sie). Die Person, die den Zugang einrichtet, sichert zu, zur Vertretung dieser Organisation berechtigt zu sein.

Abweichende oder ergänzende Bedingungen Ihrerseits werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn die Anbieterin ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 2 Gegenstand der Leistung und Zugangsstufen

Die Anbieterin stellt Ihnen für die Vertragslaufzeit eine über das Internet erreichbare Software zur Verfügung, mit der Sie die Umsetzung von Pflichten aus der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) und angrenzenden Vorgaben strukturieren und dokumentieren können. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils freigeschalteten Anwendung.

Die Anwendung befindet sich in einer offenen Erprobungsphase (Beta). Funktionen können hinzukommen, verändert oder entfernt werden. Ein Anspruch auf einen bestimmten Funktionsumfang, auf den Fortbestand einzelner Funktionen oder auf die Umsetzung von Änderungswünschen besteht nicht.

Eine Überlassung der Software zum dauerhaften Verbleib, eine Installation bei Ihnen vor Ort und die Übergabe des Quellcodes sind nicht geschuldet.

Der Zugang zur Anwendung besteht in einer von drei Formen, die sich im Funktionsumfang unterscheiden. Welche Form für Ihre Organisation gilt, richtet sich danach, wie der Zugang eingerichtet wurde; sie wird Ihnen in der Anwendung angezeigt.

Beta-Zugang: Während der offenen Erprobungsphase steht die Anwendung unentgeltlich und im vollen Funktionsumfang zur Verfügung. Der Beta-Zugang ist zeitlich begrenzt; das Ende der unentgeltlichen Nutzung regelt § 4 Abs. 1 und 2.

Kostenloser Zuschnitt: Ein Zugang, der aus dem öffentlichen Kurz-Audit entsteht, wird dauerhaft unentgeltlich, jedoch in einem eingeschränkten Funktionsumfang bereitgestellt. Welche Bereiche der Anwendung darin geöffnet sind, legt die Anbieterin fest; ein Anspruch auf einen bestimmten Umfang besteht nicht, und die Anbieterin kann den Zuschnitt ändern. Die Exportfunktionen der Anwendung gehören nicht zum kostenlosen Zuschnitt (§ 8).

Abonnement: Mit einem entgeltlichen Abonnement steht der volle Funktionsumfang einschließlich der Exportfunktionen zur Verfügung. Die Bedingungen der Vergütung regelt § 4.

Endet ein Abonnement, ohne dass ein neues zustande kommt, setzt sich der Zugang je nach seiner Herkunft im kostenlosen Zuschnitt fort oder wird gesperrt. In beiden Fällen bleiben die bis dahin erfassten Inhalte gespeichert; für ihre Ausleitung und für ihre Löschung gilt § 8.

• Geschuldet ist die Bereitstellung der Anwendung nach dem jeweiligen Stand der Technik.
• Nicht geschuldet ist ein bestimmtes rechtliches oder wirtschaftliches Ergebnis Ihrer Nutzung, insbesondere nicht die Feststellung, dass Sie regulatorische Anforderungen erfüllen (siehe § 6).

§ 3 Verfügbarkeit

Die Anbieterin bemüht sich um einen möglichst durchgängigen Betrieb, sagt jedoch für die Dauer der Beta ausdrücklich KEINE bestimmte Verfügbarkeit zu. Ein Service-Level-Agreement besteht nicht.

Wartungsarbeiten, Weiterentwicklungen und Störungen können zu vorübergehenden Unterbrechungen führen. Planbare Unterbrechungen kündigt die Anbieterin nach Möglichkeit vorab an. Nicht zu vertreten hat die Anbieterin Ausfälle, die auf Störungen bei Vorleistungsanbietern, auf höhere Gewalt oder auf Umstände in Ihrem Verantwortungsbereich zurückgehen.

§ 4 Vergütung

Die Nutzung ist während der offenen Beta unentgeltlich. Ein Anspruch auf dauerhaft unentgeltliche Nutzung entsteht daraus nicht; nach dem Ende der Beta ist die Anwendung kostenpflichtig.

Ein Wechsel in ein kostenpflichtiges Modell erfolgt NICHT automatisch: Die Anbieterin kündigt ihn mindestens sechs Wochen im Voraus in Textform an die hinterlegte E-Mail-Adresse an und benennt dabei Preise und Abrechnungszeitraum. Der kostenpflichtige Vertrag kommt erst zustande, wenn Sie ihm ausdrücklich zustimmen - etwa, indem Sie ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen. Ohne Ihre Zustimmung endet die Nutzung mit Ablauf der Ankündigungsfrist, ohne dass Kosten entstehen.

Vor dem Ende der unentgeltlichen Nutzung haben Sie Gelegenheit, Ihre Daten zu exportieren (§ 8).

Für kostenpflichtige Abonnements gelten die nachfolgenden Bedingungen. Diese Vergütungsregelung ist entlang der gesetzlichen Vorgaben erstellt, aber noch nicht anwaltlich geprüft (siehe den Entwurfshinweis am Seitenkopf); sie wird vor dem Beginn der entgeltpflichtigen Nutzung anwaltlich geprüft und, falls nötig, in einer neuen Fassung veröffentlicht.

• Preise: Das Entgelt richtet sich nach dem bei Vertragsschluss gewählten Leistungsumfang und nach der von Ihnen angegebenen Zahl der Mitarbeitenden Ihres Unternehmens; hierfür bestehen gestaffelte Preisbänder. Die Angabe ist wahrheitsgemäß zu machen; sie ist keine Begrenzung der Zahl der Zugänge. Weicht sie erheblich von den tatsächlichen Verhältnissen ab, kann die Anbieterin die Einstufung in das zutreffende Preisband verlangen; die Umstellung wirkt für künftige Abrechnungszeiträume. Die jeweils gültigen Preise werden Ihnen vor dem verbindlichen Abschluss im Bestellvorgang angezeigt. Sofern nicht anders angegeben, verstehen sich die Preise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
• Abrechnungszeitraum und Fälligkeit: Die Abrechnung erfolgt im Voraus für den vereinbarten Abrechnungszeitraum, der monatlich ist, soweit nicht ausdrücklich ein anderer Zeitraum vereinbart wird. Das Entgelt ist zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums fällig.
• Zahlungsabwicklung: Die Zahlung wird über einen von der Anbieterin eingesetzten externen Zahlungsdienstleister eingezogen. Sie halten hierfür ein gültiges Zahlungsmittel vor und sorgen für dessen Deckung. Die Rechnungsstellung erfolgt elektronisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse.
• Laufzeit und Kündigung des Abonnements: Das Abonnement läuft über den gewählten Abrechnungszeitraum und verlängert sich, soweit nicht anders vereinbart, jeweils um denselben Zeitraum, wenn es nicht bis zum Ende des laufenden Zeitraums gekündigt wird. Die Kündigung ist in Textform oder über die dafür vorgesehene Funktion der Anwendung möglich. Bereits im Voraus gezahlte Entgelte für einen laufenden Abrechnungszeitraum werden nicht anteilig erstattet, soweit nicht zwingendes Recht etwas anderes vorsieht. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
• Preisanpassung: Die Anbieterin kann die Entgelte für künftige Abrechnungszeiträume anpassen. Eine Anpassung kündigt sie mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an die hinterlegte E-Mail-Adresse an und weist dabei gesondert auf Ihr Kündigungsrecht und auf die Bedeutung Ihres Schweigens hin. Sind Sie mit der Anpassung nicht einverstanden, können Sie das Abonnement bis zum Wirksamwerden der Anpassung kündigen; andernfalls gilt die Anpassung als angenommen.
• Verzug: Bleibt eine fällige Zahlung aus, kann die Anbieterin nach erfolgloser Zahlungsaufforderung mit angemessener Frist den Zugang vorübergehend sperren; die Pflicht zur Zahlung des fälligen Entgelts bleibt davon unberührt. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Verzugsregeln.

§ 5 Ihre Mitwirkung und Pflichten

Sie sind für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von Ihnen eingestellten Angaben verantwortlich. Die Anwendung arbeitet regelbasiert mit dem, was Sie eingeben; sie prüft Ihre Angaben nicht auf inhaltliche Richtigkeit.

• Zugangsdaten und Anmeldelinks sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Einen Missbrauchsverdacht teilen Sie der Anbieterin unverzüglich mit.
• Sie stellen sicher, dass Sie über die erforderlichen Rechte an den Inhalten verfügen, die Sie einstellen, und dass deren Nutzung keine Rechte Dritter verletzt.
• Setzen Sie Beschäftigte in der Anwendung ein - etwa für Schulungen oder die Nutzungsbefragung -, informieren Sie diese in eigener Verantwortung nach Art. 13 und 14 DSGVO und beachten Sie bestehende Mitbestimmungsrechte.
• Sie benennen mindestens eine Person, die administrative Rechte für Ihre Organisation wahrnimmt, und halten deren Kontaktdaten aktuell.
• Die Anwendung darf nicht dazu genutzt werden, rechtswidrige Inhalte zu verbreiten, die Sicherheit der Anwendung zu beeinträchtigen oder automatisiert Daten auszulesen, die nicht für Sie bestimmt sind.

§ 6 Keine Rechtsberatung

Die Anwendung ist ein Werkzeug zur Strukturierung und Dokumentation. Sie erbringt keine Rechtsdienstleistung im Sinne des § 3 RDG und ersetzt keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls.

Bewertungen, Risikoeinstufungen, Punktwerte, Empfehlungen, Vorlagen und erzeugte Dokumente sind Arbeitsergebnisse auf Grundlage Ihrer eigenen Angaben und allgemeiner Regeln. Sie sind keine verbindliche Auskunft darüber, wie eine Behörde oder ein Gericht Ihren Fall beurteilt. Ob Ihre Organisation regulatorische Anforderungen erfüllt, entscheiden die zuständigen Stellen.

Die Anbieterin sagt insbesondere nicht zu, dass die Nutzung der Anwendung zu einem bestimmten aufsichtsrechtlichen Ergebnis führt, Bußgelder abwendet oder eine anwaltliche Prüfung entbehrlich macht. Vorlagen und Musterdokumente sind vor der Verwendung auf Ihren konkreten Fall anzupassen und zu prüfen.

Die Anbieterin pflegt die fachlichen Inhalte nach bestem Wissen und passt sie bei Rechtsänderungen an, schuldet aber keine lückenlose oder unverzügliche Aktualität.

§ 7 Haftung

Die Anbieterin haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet die Anbieterin nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentlich sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung Sie regelmäßig vertrauen dürfen. In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen. Das gilt insbesondere für Schäden, die daraus entstehen, dass Sie sich ohne eigene Prüfung auf Bewertungen oder erzeugte Dokumente verlassen haben (§ 6), sowie für unrichtige oder unvollständige Angaben, die Sie eingestellt haben.

Für den unentgeltlichen Beta-Betrieb gelten zusätzlich die gesetzlichen Haftungserleichterungen für unentgeltliche Leistungen.

Sie sind verpflichtet, die von Ihnen erzeugten Auswertungen und Dokumente in zumutbarem Umfang eigenständig zu sichern. Für den Verlust von Daten haftet die Anbieterin nur in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer Sicherung durch Sie für die Wiederherstellung entstanden wäre.

§ 8 Laufzeit, Kündigung, Datenexport

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Der unentgeltliche Nutzungsvertrag - Beta-Zugang und kostenloser Zuschnitt - kann von beiden Seiten jederzeit ohne Einhaltung einer Frist in Textform gekündigt werden. Für entgeltliche Abonnements gilt vorrangig § 4: Die Kündigung wirkt zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums, und bereits im Voraus gezahlte Entgelte werden nicht anteilig erstattet. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt.

Die Anbieterin kann den Zugang bei einem erheblichen Verstoß gegen § 5 vorübergehend sperren. Vor einer dauerhaften Sperrung erhalten Sie Gelegenheit zur Stellungnahme, soweit dies nicht wegen der Schwere des Verstoßes unzumutbar ist.

Solange Ihnen der volle Funktionsumfang zur Verfügung steht - während eines Abonnements und während des Beta-Zugangs -, können Sie Ihre Daten jederzeit über die Exportfunktionen der Anwendung ausleiten. Erlischt die Zugangsberechtigung, bleiben die Exportfunktionen weitere 30 Tage nutzbar. Diese Frist beginnt mit dem tatsächlichen Erlöschen des Zugangs, insbesondere mit dem Ende des bezahlten Abrechnungszeitraums, mit dem Ende einer Karenz nach einer ausgebliebenen Zahlung oder mit dem Ende einer Befreiung während der Beta; wirkt eine Kündigung sofort, ist ihr Wirksamwerden maßgeblich. Fallen mehrere dieser Zeitpunkte zusammen, gilt der späteste. Sie beginnt dagegen nicht bereits mit dem Zugang einer Kündigung - zwischen beidem können mehrere Monate liegen. Nach Ablauf der 30 Tage ist ein Export über die Anwendung nicht mehr möglich.

Im kostenlosen Zuschnitt stehen die Exportfunktionen nicht zur Verfügung. Ein Export-Nachlauf entsteht dort nicht, weil in diesem Zuschnitt keine Zugangsberechtigung erlischt; dasselbe gilt, solange ein Abonnement nur pausiert oder nie zustande gekommen ist. Ein Nachlauf, der bereits aus dem Ende des Beta-Zugangs entstanden ist, bleibt davon unberührt.

Der Ablauf der Exportfrist beendet nur die Ausleitung über die Anwendung; eine Löschung ist damit nicht verbunden. Ihre Inhalte bleiben gespeichert, bis der Vertrag endet, und werden danach unverzüglich gelöscht. Weitergehende Löschpflichten und -rechte richten sich nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Die Rechte betroffener Personen auf Auskunft und auf Datenübertragbarkeit nach Art. 15 und Art. 20 DSGVO bleiben von den Exportfunktionen und von deren Frist unberührt; sie bestehen unabhängig davon fort. Die Anbieterin unterstützt Sie bei deren Erfüllung nach Maßgabe der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung; entsprechende Anliegen richten Sie an kontakt@kikosys.de.

Sie können die Löschung Ihrer Organisation jederzeit selbst in den Einstellungen der Anwendung auslösen; dazu berechtigt ist die Inhaber:in. Sie wirkt sofort und umfasst alle zugehörigen Inhalte; ein Export ist danach nicht mehr möglich. Erhalten bleiben ein Nachweis der Löschung selbst - unter anderem Bezeichnung, Kennung und Erstellungsdatum der Organisation, der Zeitpunkt der Löschung, die Zahl der Mitglieder und das auslösende Konto - sowie die Dokumentation Ihrer Zustimmungen zu diesen Bedingungen und zur Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Beides enthält keine in der Anwendung erfassten Inhalte und dient ausschließlich dem Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden.

Davon zu unterscheiden ist die Löschung eines einzelnen Benutzerkontos, die jede Person für sich in den Einstellungen auslösen kann. Sie entfernt die Mitgliedschaften und den Anmeldezugang dieser Person; die Inhalte der Organisationen bleiben unberührt, denn sie gehören der Organisation und nicht der einzelnen Person. Das gilt auch für Nachweise, die eine Organisation über eine Person führt, etwa Schulungs- und Teilnahmenachweise. Solange eine Person alleinige Inhaber:in einer Organisation ist, ist die Löschung ihres Kontos nicht möglich; zuvor ist die Inhaber-Rolle zu übertragen oder die Organisation zu löschen. Die Löschung wirkt sofort; lässt sie sich aus technischen Gründen nicht unmittelbar vollziehen, wird sie an den Support übergeben und innerhalb von sieben Tagen per E-Mail bestätigt.

§ 9 Änderungen dieser Bedingungen

Die Anbieterin kann diese Bedingungen ändern, wenn dies zur Anpassung an geänderte Rechtslage, Rechtsprechung oder an einen veränderten Funktionsumfang erforderlich ist und Sie dadurch nicht unangemessen benachteiligt werden.

Die Anbieterin kündigt Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an die hinterlegte E-Mail-Adresse an und weist dabei auf die Änderung, den Zeitpunkt des Wirksamwerdens und auf Ihr Widerspruchsrecht hin. Widersprechen Sie nicht bis zum genannten Zeitpunkt, gilt die neue Fassung als angenommen. Widersprechen Sie, kann jede Seite den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen; bis dahin gilt die bisherige Fassung fort.

Bei wesentlichen Änderungen kann die Anbieterin statt der Ankündigung eine erneute ausdrückliche Zustimmung in der Anwendung verlangen. Jede Zustimmung wird mit Fassung, Prüfsumme des Textes und Zeitstempel dokumentiert; die jeweils zugestimmte Fassung bleibt für Sie abrufbar.

§ 10 Datenschutz

Soweit die Anbieterin bei der Bereitstellung der Anwendung personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet - insbesondere Daten Ihrer Beschäftigten -, sind Sie Verantwortliche und die Anbieterin Auftragsverarbeiterin. Es gilt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, der Sie mit diesen Bedingungen zustimmen; sie geht diesen Bedingungen in Fragen der Auftragsverarbeitung vor.

Wie die Anbieterin darüber hinaus als eigene Verantwortliche mit Daten umgeht, beschreibt die Datenschutzerklärung.

§ 11 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Berlin, soweit Sie Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen sind.

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Das gilt auch für die Aufhebung dieses Formerfordernisses.

Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Fragen zu diesen Bedingungen richten Sie an kontakt@kikosys.de.