EU-KI-Verordnung im Mittelstand: Welche Pflichten Sie wirklich treffen

Die Verordnung (EU) 2024/1689 knüpft nicht an Branche oder Unternehmensgröße an, sondern an zwei Fragen: Setzen Sie ein KI-System ein, und in welcher Rolle tun Sie das? Wer beide Fragen ehrlich beantwortet, stellt in aller Regel fest, dass die Verordnung greift.

Der Systembegriff ist weit. Er umfasst nicht nur eigens entwickelte Modelle, sondern auch eingekaufte Werkzeuge und Funktionen, die als Bestandteil einer größeren Software mitgeliefert werden. Der KI-Assistent im Personalinformationssystem, die Textvorschläge im Kundenpostfach, die Bildgenerierung im Marketingwerkzeug: Das sind KI-Systeme im Sinne der Verordnung, auch wenn sie nie so beworben wurden.

Genau darin liegt der häufigste Irrtum im Mittelstand. Die Frage lautet nicht, ob Sie KI eingeführt haben. Sie lautet, ob in Ihrem Betrieb KI eingesetzt wird. Diese beiden Antworten fallen fast nie zusammen — was der Grund ist, warum am Anfang jeder Umsetzung ein vollständiges KI-Inventar steht und nicht eine Richtlinie.

Die Verordnung unterscheidet mehrere Rollen entlang der Lieferkette. Für den Mittelstand sind zwei entscheidend.

Betreiber

Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung einsetzt. Das ist die Rolle, in der sich die allermeisten mittelständischen Betriebe wiederfinden. Die Betreiberpflichten sind deutlich schlanker als die Anbieterpflichten und bestehen im Kern aus bestimmungsgemäßer Verwendung, menschlicher Aufsicht, Transparenz gegenüber Betroffenen und Dokumentation.

Anbieter

Anbieter ist, wer ein System entwickelt und unter eigenem Namen in Verkehr bringt. Die Pflichten sind erheblich: Risikomanagement, technische Dokumentation, Konformitätsbewertung, Registrierung.

Der Punkt, an dem es für Mittelständler unangenehm wird: Man kann ungewollt zum Anbieter werden. Nach Artikel 25 wechselt die Rolle unter anderem dann, wenn Sie ein System wesentlich verändern, es unter Ihrem eigenen Namen anbieten oder seinen Zweck so ändern, dass es zum Hochrisiko-System wird. Wer ein zugekauftes Modell auf eigenen Daten nachtrainiert und das Ergebnis Kunden zur Verfügung stellt, sollte diese Vorschrift gelesen haben.

Die Verordnung staffelt ihre Anforderungen nach dem Risiko der Anwendung, nicht nach der Technologie. Dieselbe Sprachmodell- Technik kann in einer Anwendung praktisch unreguliert sein und in der nächsten als Hochrisiko-System gelten.

Unannehmbares Risiko — verboten

Artikel 5 zählt Praktiken auf, die schlicht untersagt sind. Für den Mittelstand am ehesten einschlägig ist das Ableiten von Emotionen am Arbeitsplatz — ein Tatbestand, der in Bewerbungs- und Callcenter-Software unbemerkt enthalten sein kann. Verstöße gegen Artikel 5 tragen den höchsten Bußgeldrahmen der Verordnung.

Hohes Risiko

Hierunter fallen Systeme aus den in Anhang III genannten Bereichen, darunter Beschäftigung, Bildung, Kreditwürdigkeit und kritische Infrastruktur, sowie KI als Sicherheitsbauteil regulierter Produkte nach Anhang I. Für Betreiber sind insbesondere Personalauswahl und Leistungsbewertung relevant. Die zugehörigen Pflichten sind seit Juli 2026 verschoben, aber nicht aufgehoben.

Begrenztes Risiko — Transparenzpflichten

Systeme, die unmittelbar mit Menschen interagieren oder Inhalte erzeugen, unterliegen ab dem 2. August 2026 den Transparenzpflichten des Artikels 50: Offenlegung der KI-Interaktion, maschinenlesbare Kennzeichnung erzeugter Inhalte, Hinweis beim Einsatz von Emotionserkennung, biometrischer Kategorisierung und bei Deepfakes. Diese Pflichten hängen nicht an der Hochrisiko-Einstufung. Für den durchschnittlichen Mittelständler ist das die Frist, die 2026 tatsächlich greift.

Minimales Risiko

Alles Übrige. Keine besonderen Pflichten aus der Verordnung — die KI-Kompetenz-Pflicht nach Artikel 4 gilt dennoch, weil sie nicht an der Risikoklasse hängt.

Übersetzt in Arbeitsschritte sieht die Pflichtenlage eines mittelständischen Betreibers im Jahr 2026 so aus:

• KI-Systeme vollständig erfassen. Ohne Inventar ist keine der folgenden Fragen beantwortbar. Dazu gehört die unangenehme Teilfrage nach der Schatten-KI: privat genutzte Konten mit Firmendaten.
• Je System die Rolle bestimmen. Betreiber oder Anbieter, und ob eine Änderung nach Artikel 25 die Rolle verschiebt.
• Risikoklasse zuordnen und begründen. Die Begründung ist wichtiger als das Ergebnis, weil sie im Prüfungsfall zeigt, dass Sie die Frage überhaupt gestellt haben.
• Verbotene Praktiken ausschließen. Gezielt auf Emotionserkennung im Beschäftigungskontext prüfen.
• Maßnahmen zur KI-Kompetenz ergreifen und dokumentieren. Die Pflicht aus Artikel 4 gilt seit Februar 2025 und wurde im Juli 2026 zur Bemühenspflicht abgeschwächt — der Nachweis bleibt entscheidend.
• Transparenzpraxis herstellen. Bis zum 2. August 2026 für jedes System klären, ob es Inhalte erzeugt oder mit Menschen interagiert, und die Kennzeichnung regeln.
• Regeln verbindlich machen. Eine betriebliche KI-Richtlinie bündelt die Vorgaben an einer Stelle und ist zugleich ein Beleg dafür, dass Sie sie kommuniziert haben.
• Nachweise aufbewahren. Alles Obige ist nur so viel wert, wie sich davon belegen lässt.

Die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Sie ändert die KI-Verordnung an mehreren Stellen. Die vier Punkte mit praktischer Wirkung für den Mittelstand:

• Hochrisiko-Pflichten verschoben. Kapitel III Abschnitte 1 bis 3 gelten für Systeme nach Anhang III erst ab dem 2. Dezember 2027, für Systeme nach Anhang I ab dem 2. August 2028. Weil auch Artikel 26 und 27 in diesem Block liegen, verschieben sich die Betreiberpflichten für Hochrisiko-Systeme mit.
• Artikel 4 entschärft. Aus dem Sicherstellen eines ausreichenden Kompetenzniveaus wurde die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, die KI-Kompetenz fördern.
• Sicherheitsbauteil enger gefasst. Systeme für nicht sicherheitsbezogene Zwecke wie Leistungsoptimierung oder Qualitätskontrolle gelten nicht mehr als Sicherheitsbauteil, sofern ihr Ausfall Gesundheit oder Sicherheit nicht gefährdet. Für Fertigungsbetriebe kann das Systeme aus der Hochrisiko-Logik herausnehmen.
• Zwei neue Verbote ab dem 2. Dezember 2026. Artikel 5 wird um die Erzeugung intimen Bildmaterials identifizierbarer Personen ohne deren Einwilligung sowie um Material im Sinne der Richtlinie 2011/93/EU ergänzt. Das Verwendungsverbot trifft jeden Betreiber unmittelbar.

Die Verordnung kennt Erleichterungen für kleine und mittlere Unternehmen, und der Digital Omnibus hat sie auf die neue Kategorie der Small Mid-Caps ausgedehnt. Praktisch bedeutsam sind drei:

• vereinfachte technische Dokumentation nach Artikel 11,
• ein Qualitätsmanagement, dessen Umfang zur Unternehmensgröße ins Verhältnis gesetzt wird,
• eine Begrenzung der Bußgelder, bei der jeweils der niedrigere der beiden Werte aus Prozentsatz und Absolutbetrag gilt.

Halten Sie die Einordnung Ihres Unternehmens schriftlich fest. Sie ist im Prüfungsfall die Grundlage dafür, in welchem Umfang Sie überhaupt dokumentieren mussten — und niemand möchte diese Frage unter Zeitdruck neu begründen.

Ab dem 2. August 2026 greifen Marktüberwachung und Durchsetzung. In Deutschland bündelt das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz die Zuständigkeit bei der Bundesnetzagentur, die zugleich Anlauf- und Beschwerdestelle wird, soweit keine Fachbehörde zuständig ist. Bundestag und Bundesrat haben im Juni und Juli 2026 zugestimmt.

Der Bußgeldrahmen der Verordnung ist gestaffelt: bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes bei Verstößen gegen die Verbote des Artikels 5, bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent bei Verstößen gegen die meisten übrigen Pflichten, bis zu 7,5 Millionen Euro oder 1 Prozent bei falschen Angaben gegenüber Behörden. Für KMU und Small Mid-Caps gilt jeweils der niedrigere Wert.

Die Reihenfolge ist nicht beliebig, weil jeder Schritt den nächsten trägt. Bewährt hat sich diese:

1. Standort bestimmen. Erst wissen, wo der Betrieb steht, dann Maßnahmen ableiten.
2. Inventar aufbauen. Alle Systeme erfassen, Rollen und Risikoklassen zuordnen, Anbieterunterlagen einholen.
3. Kompetenz herstellen. Artikel 4 gilt bereits und ist der Punkt mit dem größten Rückstand im Mittelstand.
4. Regeln verbindlich machen. Richtlinie erstellen, in Kraft setzen, Kenntnisnahme dokumentieren.
5. Transparenz vor dem 2. August 2026 klären. Kennzeichnung und Hinweise für alle Systeme mit Außenwirkung.
6. Nachweise pflegen. Was nicht dokumentiert ist, hat im Prüfungsfall nicht stattgefunden.